Отметка на первичном документе – дата, подпись, проводка

Как только первичный (сводный) учётный документ прошёл обработку в бухгалтерском учёте, на нём нужно поставить отметку - чтобы исключить возможность его повторного использования. Это правило давным-давно введено пунктом 2.20 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее Положение). По мере того, как учреждения переходят на электронный документооборот, указанное Положение теряет свою актуальность и уже с 1 января 2022 г. Приказом Минфина России от 30 апреля 2020 г. № 184 признается недействующим. Однако само правило о проставлении отметки по-прежнему важно будет соблюдать и в бумажном и в электронном документообороте.

Во многих унифицированных формах, утвержденных Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» (далее Приказ № 52н), отметка о том, что документ прошёл обработку в учёте, предусмотрена самой формой. И кроме даты отработки документа, как предписывает пункт 2.20 Положения, эта отметка содержит ещё ряд сведений:

Бывают и такие первичные (сводные) учетные документы, где специальное поле для проставления отметки отсутствует. Это и унифицированные формы, например: Платежное поручение (0401060), Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). И документы, формы которых не унифицированы, в частности: акт выполненных работ или документ, который разработало само учреждение и не предусмотрело в нём отдельное поле для отметки.

Документы на бумажном носителе

Когда первичные учетные документы оформлены на бумажном носителе, то отметки об их обработке проставляются в специальных полях, предусмотренных формой документа. Если такого поля нет – то правило проставления отметки, исключающей их повторное использование, можно установить в учётной политике. Обычно прописывают:

• способ, которым отметка будет проставляться на документе (штамп или ручная запись);
• содержание отметки (корреспонденция счетов, должности и подписи лиц, дата обработки документа и пр.).

При разработке штампа для проставления отметки на документах, прошедших обработку в бухгалтерском учете, в качестве образца можно использовать унифицированные формы первичных (сводных) учетных документов, утвержденные Приказом № 52н. Например, штамп с отметкой может выглядеть так:

Вместо проставления отметок (штампов, надписей) на бумажных первичных учетных документах, в которых отсутствует специальное поле, можно для целей обозначения бухгалтерских записей формировать к каждому из них отдельную Бухгалтерскую справку (ф. 0504833). Такое правило должно быть закреплено в учетной политике учреждения. Потому что из указаний по заполнению Бухгалтерской справки (ф. 0504833), утвержденных Приказом № 52н, оно прямо не следует. Там буквально сказано, что для целей отражения бухгалтерских записей на основании первичного учетного документа справка формируется:

• при отработке первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных ЭЦП;
• при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела "Отметка о принятии к учету" (при передаче полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии);
• при отражении операций, связанных с исправлением ошибок, выявленных учреждением или проверяющим органом.

Документы в электронном виде

Электронные первичные (сводные) учетные документы принимаются к учёту, когда они подписаны квалифицированной электронной подписью. Даже когда форма документа включает в себя несколько подписей (включая простые электронные подписи уполномоченных лиц учреждения, проставляемых для придания документу юридической силы), он принимается к бухгалтерскому учету при условии его подписания утверждающими подписями учреждения в виде квалифицированных электронных подписей. Об этом прямо сказано в пункте 32 СГС «Концептуальные основы».

Поставить на таком документе отметку у бухгалтера не получится. Нужно будет сформировать отдельный электронный бухгалтерский документ - Бухгалтерскую справку (ф. 0504833), в которой должны отражаться:

• наименование, номер и дата электронного первичного учетного документа;
• номера счетов по дебету и кредиту счета, соответствующие хозяйственной операции, отраженной в первичном учетном документе;
• сумма, указанная в первичном учетном документе по соответствующей хозяйственной операции.

В учётной политике в таком случае никаких особых правил закреплять не нужно. Порядок заполнения Бухгалтерской справки (ф. 0504833), сформированной как бухгалтерский документ, описан в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина № 52н.

Автор статьи: Фирсанова Н.Е. (практикующий бухгалтер бюджетного учреждения, преподаватель бухгалтерского учёта)