Как заверить копии документов в бухучете – бумажные и электронные
Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета» (далее Приказ № 52н) по умолчанию устанавливает электронный документооборот. В нём прямо сказано, что «первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы) и регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа». А на бумажном носителе эти документы могут формироваться только в двух случаях:
а) если отсутствует возможность их формирования и хранения в виде электронных документов;
б) если законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.
Как только начнётся внедрение электронного документооборота, учреждению могут понадобиться как бумажные копии электронных документов, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе. Как создать и заверить те и другие в соответствии с положениями Закона № 402-ФЗ, СГС «Концептуальные основы» и положениями Приказа № 52н, рассмотрим в таблице:
|
Вопрос |
Первичный учетный документ на бумажном носителе |
Электронный первичный учетный документ |
|
В какой форме создан подлинник документа? |
- на бумажном носителе; - с собственноручными подписями должностных (физических) лиц; |
- в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1]); - подписан электронной квалифицированной подписью, а в случаях, предусмотренных законодательством и нормативно-правовыми актами, простой электронной подписью; |
|
В какой форме создаётся копия документа? |
- скан-копия (скан-образ) - когда бумажный документ отсканирован и сфотографирован с помощью средств сканирования в виде файла в формате .PDF, .JPG, .TIFF, .PNG. |
- на бумажном носителе – когда документ распечатывается с помощью принтера; |
|
Как заверяется копия документа? |
Соответствие скан-копии бумажному подлиннику удостоверяется квалифицированной электронной подписью одного из следующих лиц: - лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни; - лица, ответственного за формирование сан-копии; -лица, ответственного за передачу скан-копии. |
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики учреждения. Например, на документе указывается: - текст собственноручно или с помощью штампа «Копия электронного документа верна», - должность, ФИО и собственноручная подпись сотрудника, уполномоченного удостоверить копию, - печать учреждения, - при этом на документе должна быть отражена информация об электронной подписи, которой он подписан, и о программном средстве, с помощью которого он изготовлен и воспроизведен. |
|
Для чего используются копии документов? |
Скан-копию можно принять к бухгалтерскому учету, при условии удостоверения её соответствия подлиннику документа квалифицированной электронной подписью, если в ней: - отражены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой или все обязательные реквизиты, когда форма не унифицирована; - есть собственноручная подпись руководителя или уполномоченных им лиц (а в случае документов по операциям с денежными средствами – есть и собственноручная подпись главного бухгалтера или уполномоченных им лиц). |
Для представления электронного документа на бумажном носителе: - если это предусмотрено договором для представления другому лицу или в государственный орган; - по требованию органов дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судов, налоговых инспекций, налоговой полиции в соответствии законодательством; - если носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (бумажные или электронные копии включаются в документы бухгалтерского учета). |
В таблице мы рассмотрели ситуации, когда формат копии документа отличается от формата подлинника. Но изменение формата в результате копирования совсем не обязательно - всё зависит от целей, для которых изготавливается копия документа.
Копия бумажного документа может быть выполнена не только путём сканирования, но и на бумаге. Тогда она заверяется одним из способов:
а) собственноручной подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью учреждения;
б) нотариально.
Также и копия электронного документа может быть изготовлена не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Например, на материальном носителе (компакт-диск, флэш-накопитель, карта памяти и т.п.). Но такое копирование по факту является размножением (перезаписью) файла, и вместо термина «копия», которая подразумевает заверение, в таком случае употребляется слово «экземпляр». Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами (Проект федерального закона № 159016-4 "Об электронном документе").
[1] п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Автор статьи Фирсанова Н.Е. (преподаватель бухгалтерского учета, эксперт по вопросам ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в государственном секторе.)
Теги материала:
