Защита персональных данных в бухгалтерии

Вопрос

Какие документы должны быть в бухгалтерии в связи с защитой персональных данных и СЗКТИ, если перечисление зарплаты и передача отчётности идет по телекоммуникационным каналам связи.

Ответ

Отдельно в отделе бухгалтерии иметь специальные документы не обязательно. А вот по учреждению должно быть разработано и утверждено Положение о работе с персональными данными сотрудников, с которым сотрудники должны ознакомиться под подпись (ст. 87, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Также учреждение должно иметь от каждого сотрудника согласие на обработку персональных данных.

Но стоит иметь в виду, что согласие не нужно для случаев, когда учреждение выполняет возложенные законом обязанности работодателя. Например, для заключения трудового договора, ГПД, для направления отчетности в ПФР, в налоговую инспекцию, сведений в военные комиссариаты, профсоюзы, суды, правоохранительные органы, для хранения документов с персональными данными (налоговые и бухгалтерские документы, личные карточки, личные дела, копии паспортов и т.д.).

Также не понадобится согласие на передачу данных в банк для зарплатной карты, если в трудовом договоре или положении о зарплате указано, что сотрудник получает зарплату именно на карту. В этом случае учреждение действует в интересах сотрудника в рамках трудового договора. Если в нем такие условия не закреплены, то придется взять с сотрудника согласие.

Для других действий с персональными данными, которые выходят за рамки обязанностей работодателя по закону, согласие надо получить. Например, если на корпоративном сайте размещается фото, ФИО и другие данные о сотруднике.

Это следует из ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Более подробно о случаях, когда согласие от сотрудников не требуется, изложено в информационном сообщении Роскомнадзора от 14.12.2012 на его официальном сайте: http://pd.rkn.gov.ru/press-service/subject1/news1494/

Вступайте в нашу группу ВКонтакте - "Бухгалтерия гос. сектора" и задавайте свои вопросы.