Учреждение должно возместить сотруднику все затраты.
Вопрос
В декабре ФКУ выдал под отчёт сотруднику денежные средства на командировку для участия в мероприятии. Сотрудник успел купить билеты на самолёт, и через несколько дней организатор отменяет мероприятие из-за коронавируса. При проведении добровольного возврата, авиакомпания автоматически удержала: часть таксы; плата в авиакомпанию за процедуру возврата (штраф за процедуру возврата). А также начислила агентский сбор за оформление возврата билета. Нужно ли покрывать все расходы сотруднику и какими проводками в бюджетном учете оформить разницу денежных средств, не возвращённых авиакомпанией?
Ответ
Учреждение должно возместить сотруднику все затраты, даже если командировка не состоялась, так как вины сотрудника в отмене поездки нет, а покупая билет он выполнял служебные обязанности. Для того, чтобы вернуть сотруднику деньги и отразить расходы на несостоявшуюся командировку, возьмите с сотрудника авансовый отчет с приложенными документами о возврате билета и сумме удержаний.
Проводка - Дебет (112) 1 401 20 226 Кредит (112) 1 208 26 667.
Далее возместите сотруднику расходы в порядке, принятом в учреждении - через кассу или безналичным переводом на карту сотрудника.
