Копия документа при оплате расходов.
Вопрос
В 2020 году оплатили расходы (компенсация проезда к месту отдыха и обратно) сотруднику, и один документ из всех - копия. Оригинал сотрудник не принес, почему, бухгалтер не помнит. В этом году прошла проверка, написали замечания. Позвонил сотрудник, говорит, что всё сдал в бухгалтерию в оригинале. Что делать?
Ответ
Тут нужно понимать, копия какого именно документа. Например, если это копия посадочного талона, но есть оригинал документа об оплате, то на усмотрение руководителя можно принять такой авансовый отчет к оплате в полной сумме, ведь, по сути, расходы подтверждены. Если же кроме копии нет других подтверждающих документов, то опять же руководитель может разрешить оплату - либо за счет экономии, либо за счет платной деятельности (для бюджетных и автономных учреждений).Как следует из вопроса, отчет уже подписан руководителем. Значит, то по умолчанию он разрешил провести расходы, подтвержденные копией вместо оригинала. Если проверяющие требуют вернуть в бюджет неподтвержденную сумму, вы сами должны принять решение за чей счет. Например, по согласованию с сотрудником, который ездил в отпуск, он может вернуть деньги учреждению. Но тут только если сотрудник согласен. Либо устанавливайте виновного сотрудника, который своими действиями нанес учреждению прямой ущерб и обязан возместить его в соответствии со статьей 238 ТК РФ.
