Хранение личного имущества на работе.
Вопрос
Как правильно учитывать имущество, которое принесли сотрудники на работу? Можно ли создать приказ "о хранении личного имущества на работе" или прописать в учетной политике? Как быть?
Ответ
Сформулированного на законодательном уровне порядка бухгалтерского учета личного имущества сотрудников в настоящее время нет. Подобные вопросы должны быть согласованы с руководителем и оформлены документально. При этом согласие работодателя на использование сотрудниками личных вещей должно быть обусловлено производственной необходимостью. Урегулировать права пользования личным имуществом сотрудников необходимо, чтобы исключить возникновение разногласий при проверках. Бюджетному учреждению необходимо определить, на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если сотрудник использует свое имущество лично при выполнении служебных обязанностей и такое использование с работодателем согласовано, с ним оформляется соглашение в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При таком решении вопроса объект нефинансовых активов в собственность учреждения не переходит, в учреждении также не возникает и права пользования таким объектом, так как такие права остаются исключительно за работником. Поэтому личное имущество работников, находящееся в учреждении с согласия или ведома работодателя, не может быть учтено на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 СГС "Основные средства"). Нормы Инструкции N 157н не предусматривают конкретного забалансового счета для отражения личного имущества работника, используемого им в интересах учреждения. Поэтому в таком случае бюджетным учреждением может быть принято решение об отражении такого имущества на дополнительно введенном забалансовом счете путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества). Такое право предусмотрено п. 332 Инструкции N 157н. Учет может осуществляться в условной оценке: один объект - один рубль.
К примеру, учетной политикой может быть закреплено отражение на забалансовом счете личного имущества сотрудников на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). Факт поступления (выбытия) такого имущества может подтверждаться актами приема-передачи (иными документами, подтверждающими получение имущества). Форма акта для таких целей Приказом N 52н не предусмотрена, поэтому она может быть разработана самостоятельно и закреплена в рамках формирования учетной политики учреждения. К примеру, за основу может быть взят Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Кроме того, движение личного имущества сотрудников может быть зафиксировано в отдельном регистре, к примеру, журнале регистрации личного имущества сотрудников. Конкретный порядок учета личного имущества сотрудников учреждению необходимо определить самостоятельно и закрепить в учетной политике. В таком случае работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с их использованием.
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. Такое решение представляется целесообразным в том случае, если таким имуществом будет пользоваться не только работник лично, но и другие работники учреждения (например, стулья, тумбочки, принесенные сотрудниками из дома). При этом денежная компенсация, предусмотренная ст. 188 ТК РФ, сотруднику уже не назначается. В свою очередь, в договоре аренды или безвозмездного пользования следует предусмотреть все существенные условия передачи имущества. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен СГС "Аренда" (п. 2 СГС "Аренда").
СГС "Аренда" устанавливает различные учетные правила в зависимости от того, является ли аренда операционной или финансовой. Объекты операционной аренды учитываются на соответствующем аналитическом счете балансового счета 0 111 40 000 "Права пользования нефинансовыми активами" (п. 20 СГС "Аренда", п. 67.1 Инструкции N 174н). Объекты финансовой аренды учитываются на счете 0 101 00 000 "Основные средства" (п. 18.1 СГС "Аренда"). Классификация объектов учета аренды приведена в разделе III СГС "Аренда" и зависит от условий заключаемых договоров*(3).
Если в учреждении будет принято решение об использовании имущества работника с оформлением договора безвозмездного пользования или аренды, наиболее целесообразным представляется решение, в соответствии с которым заключенный договор может быть отнесен к категории операционной аренды. О конкретном порядке отражения в бухгалтерском учете объектов учета операционной аренды, в том числе и при первом применении СГС "Аренда", смотрите в разделе III письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83464 и в разделе 2 письма Минфина России от 13.12.2017 N 02-07-07/83463.
Необходимо обратить внимание на тот факт, что в соответствии с требованиями п. 21 СГС "Аренда" по объектам операционной аренды, отраженным на счете 0 111 00, производится начисление амортизации в обычном порядке согласно одному из методов, перечисленных в п. 36 СГС "Основные средства", установленном в рамках формирования учетной политики учреждения.
