Формирование авансового отчета в программе 1С

Ситуация.

Какие бухгалтерские проводки указываются на лицевой стороне авансового отчета в гр. 1 и 2 и что нарушается?

При формировании авансового отчета в программе 1С в данные графы встают проводки по выдаче аванса, по методическим рекомендациям по заполнению формы авансового отчета 0504505 должны стоять бухгалтерские проводки по произведенным расходам. Если читать приказ 52н то в нем прямо не указано, что должно отражаться в данных графах.

Решение.

Действительно, в методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, не указано, какие именно проводки включать в Авансовый отчет (ф. 0504505). Но анализ самой формы и других положений методических рекомендаций позволяет сделать косвенные выводы, о том, что проводки по выдаче аванса ни лицевой стороне авансового отчета указывать не нужно.

Так, в указаниях по заполнению Журнала операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) указано следующее: в Главную книгу (ф. 0504072) переносятся обороты по операциям, отраженным в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету «Касса». То есть, проводки в Авансовом отчете (ф. 0504505) о выдаче подотчетных сумм лицами не нужны для Журнала операций расчетов с подотчетными лицами.

Дополнительно отметим, что в графах 1 и 2 авансового отчета есть строка Итого. Она информативна только в том случае, если в ней подведен итог суммы проводок исключительно по расходам. То есть, без учета проводок по выдаче аванса. В противном случае, итоговая цифра по этим графам не будет нести никакой информации – выданные суммы сложатся с расходом за счет них. Кроме того, она будет отличается от нижеуказанной суммы расходов, которую утверждает руководство:

Но поскольку детальный порядок заполнения Авансового отчета (ф. 0504505) не утвержден, учреждение может на выбор:

• обратиться к поставщику программы с просьбой исправить настройки (не выводить в графы 1 и 2 проводки по выдаче аванса);
• внести изменения в свою учетную политику, указав в ней, что на лицевой стороне авансового отчета указываются, в том числе проводки по выдаче аванса. Так учреждение обезопасит себя от возможных претензий проверяющих.