Срок хранения документов

Вопрос:

Согласно п. п. 361, 362 разд. 4 Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 срок хранения документов, поименованных в данных пунктах, составляет 5 лет; но данные разделы имеют существенное примечание: "При условии проведения проверки (ревизии)". Что в примечании понимается под понятием "проверка (ревизия)"? Имеет ли право организация выделить документы к уничтожению по истечении срока хранения 5 лет без проведения проверки (ревизии)?

Проверки по данным документам уже не будет (2012-2010 год), какой есть выход?

Можно ли согласовать уничтожение бухгалтерских документов в службой финансового муниципального контроля?

Тип учреждения: Казенное

Ответ:

В настоящий момент нет официальных разъяснений о том, что именно понимается в пунктах 361, 362 раздела 4 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 в примечании «При условии проведения проверки (ревизии)». За разъяснениями положения данного нормативного документа следует обращаться непосредственно в Минкультуры России (письмо Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272).

Вместе с тем отметим следующее. Порядок проведения внутреннего муниципального контроля, в том числе и период проверки, устанавливается нормативными актами местных администраций (п. 3 ст. 269.2 Бюджетного кодекса РФ). Таким образом, если в нормативном акте, которым руководствуется контрольный орган вашего муниципалитета, установлен период, по истечении которого проверки не проводятся (например, трехлетний период), то полагаем, что документы можно уничтожить. Согласовывать уничтожение документов со службой финансового муниципального контроля не обязательно. Но все же целесообразно получить у нее консультацию относительно периодов проверки и возможности уничтожения документов, если проверка пять лет назад и ранее так и не проводилось.

В отношении пятилетнего срока хранения документов также нужно отметить такой момент. Началом данного срока считается 1 января года, в котором хранимые документы были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, если документ был составлен в 2010 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2011 года. Соответственно, в пятилетний срок хранения войдут годы с 2011 по 2015. То есть, срок хранения документов, составленных в 2010 году, заканчивается 31 декабря 2015 года.

Таким образом, в данный момент учреждение вправе уничтожить только те документы, которые датированы 2009 годом и ранее. Начинать уничтожать документы 2010 года можно только после 1 января 2016 года.