Деньги под отчет - через банковские карты

Многие учреждения по привычке выдают под отчет наличные денежные средства. А между тем, безналичные расчеты с подотчетными лицами имеют ряд преимуществ:

―     обеспечивают безопасность операций с денежными средствами;

―     минимизируют наличное денежное обращение;

―     уменьшают документооборот;

―     осуществляются оперативно;

―     не зависят от периодичности получения наличных денег в кассу учреждения.

Минфин России в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 на собственном примере описывает порядок выдачи денег под отчет на командировочные расходы безналичным путем. И рекомендует всем организациям сектора государственного управления вводить механизмы безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением банковских карт.

текст письма:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 5 октября 2012 г. N 14-03-03/728

Учитывая, что электронные платежные системы играют важное значение в модернизации и росте экономики России, актуальным становится вопрос о минимизации наличного денежного обращения в секторе государственного управления. В связи с применением современных банковских и иных платежных технологий вместо выдачи наличных денежных средств работникам государственных органов и государственных учреждений вводятся безналичные расчеты на счета, открытые данным работникам для расчетов с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

При этом Минфин России полагает, что сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить на организации сектора государственного управления с типом транзакций (помимо расчетов по оплате труда в рамках "зарплатных" проектов) по расчетам с подотчетными лицами.

Преимуществом такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт от 24.12.2004 N 266-П, в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" особенности организации бухгалтерского (бюджетного) учета определяются локальными актами государственных органов и государственных учреждений в рамках учетной политики.

При этом в правила организации и ведения бухгалтерского (бюджетного) учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Так, например, в рамках реализации учетной политики и с учетом положений Коллективного договора Минфином России осуществляется выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника Минфина России, открытый в кредитной организации, при командировании:

- на территории Российской Федерации в валюте Российской Федерации (в рублях), с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;

- на территории иностранных государств в долларах США, с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в Коллективном договоре Минфина России.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

В целях обеспечения безопасности операций с денежными средствами, предусмотренными на финансовое обеспечение организаций сектора государственного управления, создания условий для повышения эффективности управления такими денежными средствами, Минфин России рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников.

М.М.КОТЮКОВ